Elektronischer Entgeltnachweis (ELENA)

Seit dem 1. Januar 2010 übermitteln Arbeitgeber monatlich verschlüsselt gesetzlich festgesetzte Entgeltdatensätze ihrer Mitarbeiter an die sog. Zentrale Speicherstelle (ZSS). Ab dem 1.1.2012 (nach Aufbau des Datenpools) nimmt das ELENA-Verfahren seinen Regelbetrieb auf, und einige der bisher vom Arbeitgeber zu erstellenden Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen entfallen. Der Arbeitnehmer kann dann, wenn er einen Entgeltnachweis zur Beantragung von Arbeitslosengeld, Wohngeld oder Bundeselterngeld benötigt, der zuständigen Behörde unter Einsatz seiner Signaturkarte – die zukünftig z. B. im Rahmen des elektronischen Personalausweises jedem Bürger zur Verfügung stehen wird – den Zugang zu den bei der ZSS gespeicherten Daten ermöglichen. Die Arbeitgeber werden durch dieses Verfahren von Auskunfts-, Melde- und Bescheinigungs- sowie Archivierungspflichten entlastet. Nach Schätzungen des Normenkontrollrats sparen die deutschen Arbeitgeber auf diese Weise jährlich gut 85 Millionen Euro.

In jüngster Zeit stand der von den Arbeitgebern an die ZSS zu übermittelnde Datensatz in der Diskussion, insbesondere aus datenschutzrechtlichen Gründen. Hintergrund war der Vorwurf, dass in der ZSS sensible Daten gespeichert werden, die etwa auch über die Teilnahme von Arbeitnehmern an – rechtmäßigen oder unrechtmäßigen – Streiks Aufschluss geben.

Aus diesem Grund wurden die Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises nach § 28b Absatz 6 SGB IV überarbeitet. Der „Arbeitskreis ELENA” - das Gremium, an dem u.a. auch die BDA beteiligt ist und das unter Federführung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung die Gemeinsamen (ELENA-)Grundsätze erarbeitet - hat festgelegt, dass insbesondere der Datenbaustein zu den Fehlzeiten geändert wird. So werden die Fehlzeitengründe 12 (unrechtmäßiger Streik), 14 (rechtmäßiger Streik) und 15 (Aussperrung) "herausgenommen". Diese drei speziellen Fehlzeitengründe sind stattdessen mit dem allgemeinen Fehlzeitengrund 11 (sonstige unbezahlte Fehlzeit) vom Arbeitgeber zu melden. Die konkrete Aktualisierung der Datensätze wird den Betrieben zeitnah mitgeteilt. Die Arbeiten an den Unterlagen gehen jedoch weiter. Wir werden Sie darüber zeitnah informieren.

Die Wirtschaft hat im Rahmen dieser Diskussion noch einmal darauf aufmerksam gemacht, dass eine Optimierung und eine Minimierung des Datensatzes auch im Interesse der Betriebe liegen. Auch der DIHK hat stets darauf hingewiesen, dass lediglich die Daten übermittelt werden sollen, die zwingend notwendig sind.

Der erhoffte Bürokratieabbau kann zudem dann nur erreicht werden, wenn möglichst viele Bescheinigungen, die die Arbeitgeber bislang in Papierform erstellen, in das ELENA-Verfahren aufgenommen werden. Dies steht nicht in Widerspruch zu einem möglichst geringen Datenumfang, sondern ist eine Frage der sinnvollen Nutzung der ohnehin erhobenen und übermittelten Daten. Die Bundesregierung muss daher zügig sämtliche Entgeltnachweise in das ELENA-Verfahren aufnehmen.

Weitere Informationen zu ELENA finden Sie in der rechten Spalte.

Neben einer allgemeinen ELENA-Hotline (01805-615005) hat das Bundeswirtschaftsministerium seit dem 2. November 2009 zudem eine spezielle Arbeitgeber-Hotline zum ELENA-Verfahren freigeschaltet: 01805 35362-0 (einfacher zu merken: 01805 ELENA-0), Montag - Freitag 06:00 - 21:00 Uhr, Samstag 08:00 - 18:00 Uhr.